Geen zin in uw administratie? Zo bent u er zo snel mogelijk vanaf

Voor de meeste freelancers voelt de administratie als strafwerk. Gelukkig zijn er manieren om er zo snel mogelijk vanaf te zijn. Deze vijf tips kunnen u helpen.

Bewaart u al uw bonnetjes en rekeningen in een grote kartonnen doos, die u één keer per jaar openmaakt om uw belastingaangifte te doen? Dan behoort u tot de meerderheid. Bij de meeste mensen belandt de financiële administratie ergens op een hoop, weggestopt in een diepe la.

Dat is op zich al geen goed idee, maar als u freelancer werkt, hebt u een groot probleem. Niet alleen is het wettelijk verplicht om een financiële administratie bij te houden, u loopt ook een ook geld mis als u het niet doet. Daarom worstelt u zich iedere keer weer met tegenzin door uw papieren heen. Wat kunt u doen om de minst populaire klus onder freelancers in zo min tijd af te ronden?

1. Investeer in handige apps en software

Er zijn een groot aantal software programma´s en apps beschikbaar die freelancers en kleine zelfstandigen een hoop tijd besparen bij hun administratie. Een offerte of factuur is in een handomdraai gemaakt en uw inkomsten en uitgaven via de zakelijke rekening worden automatisch verwerkt. Voor sommige boekhoudprogramma´s moet hun jaarlijks of maandelijks betalen, maar de meeste kunt een gratis uitproberen, zoals ClearBooks, Allegro or QuickBooks.

2. Verspil geen tijd met onnodige taken

Waarom zou u telkens een nieuwe email opzetten met dezelfde boodschap. Het is makkelijker om een template te maken voor mails die u regelmatig verzendt, zoals bijvoorbeeld een vriendelijke betalingsherinnering. Hetzelfde geldt voor het telkens opnieuw invoeren van gelijksoortige uitgaven, zoals een maandelijkse telefoonrekening. Soms kan het sneller zijn om iets in één keer in voeren en vervolgens te kopiëren.

3. Analyseer uw eigen werkgedrag

Om erachter te komen aan welke taken u onnodig veel tijd verspilt, zult u uw eigen werkgedrag moeten analyseren. Hoe hebt u uw werkdag ingedeeld? Hoe vaak blijft u hangen op sociale media, als u eigenlijk van plan was om een factuur te voldoen? Hoe vaak besluit tussen andere taken door even snel uw boekhouding te doen?

Zodra u dat allemaal in kaart hebt gebracht, kunt u aan de slag om u gedrag aan te passen. In veel zelfhulpboeken kunt u lezen dat het 21 dagen kost om een nieuwe routine op te bouwen, maar dat is een mythe. Volgens een recente studie van de University College London kost het - afhankelijk van de persoon en de omstandigheden - gemiddeld meer dan twee maanden om gedrag aan te passen.

4. Creëer een nieuwe routine

Het geeft misschien een goed gevoel om iedere factuur die u binnen krijgt gelijk te betalen. Maar ieder keer dat u een factuur archiveert en een online betaling doet, onderbreekt u ander werk. Er is tijd te besparen door de werkweek in te delen in blokken. Om te voorkomen dat u in één week meerden malen dezelfde procedure moet herhalen, kunt u één ochtend in de week inplannen om alle betalingen af te handelen.

5. Zoek een boekhouder die zichzelf terug betaalt

Een goede boekhouder bespaart niet alleen een hoop gedoe en tijd, maar betaalt zichzelf uiteindelijk ook terug. Zij of hij weet precies waar u geld kunt besparen en zorgt dat u binnen de mogelijkheden van de wet zo min mogelijk belasting afdraagt. Hoe meer administratief handwerk u van te voren zelf verricht, hoe minder u aan de boekhouder kwijt bent.

Op zoek naar een interim-managementfunctie? Hier vindt u onze laatste vacatures