Flexibel werken en werk-privé balans 2024: hoe om te gaan met de behoefte van medewerkers

Hebben werknemers het voor het zeggen in de strijd voor een betere werk-privébalans? Dat lijkt er wel op. De covid-pandemie heeft geleid tot een van de grootste revoluties op het gebied van flexibel werken en België is hier een absolute koploper in. Van een leuk extraatje is het een prioriteit geworden voor werkzoekenden.

Dit gevoel komt naar voren in ons Talent Trends 2024-rapport, een uitgebreid wereldwijd onderzoek onder bijna 50.000 geschoolde professionals uitgevoerd door PageGroup. Uit het jaarlijkse onderzoek blijkt dat de verwachting voor flexibele werktijden groter is dan vorig jaar, zelfs nu werknemers steeds vaker het verzoek van hun werkgever krijgen om weer terug naar kantoor te komen.

Het belang van flexibel werken in België

De cijfers spreken voor zich. Van de 549 deelnemers aan het onderzoek in België zou:

•  Meer dan de helft (62%) een promotie afslaan omwille van hun eigen welzijn. 
• 42% noemt flexibiliteit als een belangrijke factor in hun keuze voor een baan.
•  Meer dan de helft (63%) werkt al hybride.

Het werken op kantoor komt terug, al wordt dat niet door iedereen enthousiast ontvangen. 3 op de 10 werknemers brengen daar nu meer tijd door dan een jaar geleden, vaak doordat het bedrijf de regels daarvoor heeft aangescherpt. Let op werkgevers: degenen die gedwongen terug naar kantoor moeten, zijn vaker actief op zoek naar een baan en ontevreden met hun huidige functie.

Samengevat: In de huidige concurrerende markt zijn flexibele werkopties essentieel om goede werknemers te vinden en te houden. Werknemers eisen flexibiliteit, en werkgevers die zich niet aanpassen missen de boot. Flexibiliteit is de sleutel voor bedrijven die in de toekomst succesvol willen zijn.

Effectieve werkgeversstrategieën om flexibiliteit op de werkplek te bevorderen 

Echt flexibel werken betekent begrijpen dat verschillende werknemers verschillende behoeften hebben. Het gaat om het aanbieden van mogelijkheden, van flexibele uren en duobanen tot hybride of telewerken. Een gepersonaliseerde aanpak vergroot de werktevredenheid en draagt bij aan een meer diverse en inclusieve werkplek.

Ouders kunnen met flexibele werktijden  hun werkdag bijvoorbeeld aanpassen aan de schooluren van de kinderen, terwijl een andere werknemer weer de voorkeur geeft aan een compacte werkweek. Opties voor werken op afstand kunnen uitkomst bieden voor mensen met zorgtaken, lange reistijden of die gewoon het beste functioneren buiten een traditioneel kantoor.

Natuurlijk hebben bedrijven hun eigen prioriteiten. Hoe zorgt u voor een evenwicht tussen de behoeften van werknemers en de doelstellingen van de organisatie?

1. Motiveeer uw team en biedt flexibele werktijden

Door werknemers keuzes te bieden, kunnen ze hun werkrooster afstemmen op hun individuele behoeften, wat uiteindelijk leidt tot meer werktevredenheid. Voorbeelden van flexibel werken die u zou kunnen invoeren, zijn:

• Werk op afstand: Ook wel telewerken genoemd. Telewerken biedt werknemers de mogelijkheid parttime of fulltime buiten kantoor te werken. Voor sommige werknemers is het telewerken beperkt tot binnen dezelfde stad, andere werkgevers zien het als een goede zet om werknemers voor langere tijd vanuit het buitenland te laten werken. Die flexibiliteit kan positief zijn voor de motivatie en het behouden van werknemers doordat ze kunnen reizen of familie kunnen bezoeken zonder dat dit vakantiedagen kost.
•  Hybride model: Een combinatie van werken op kantoor en werken op afstand. De kantoordagen kunnen vast of wisselend zijn. Door flexibere kantoortijden kunnen medewerkers persoonlijke afspraken beter inplannen en efficiënter werken.
•  Flextime: Het aantal gewerkte uren staat vast, maar de werknemer bepaalt zelf de begin- en eindtijden. Hierdoor kunnen ze files vermijden, naar afspraken gaan of werken op tijden waarop ze het meest productief zijn.
• Compacte werkweek: Hetzelfde aantal uren maar dan verspreid over minder dagen, zodat het personeel kan genieten van een weekend van drie dagen of een vrije vrijdagmiddag. Deze optie kan bijdragen aan een evenwichtigere verdeling tussen werk en privé en de productiviteit verhogen. Werknemers zijn immers gemotiveerd om efficiënter te werken om van hun extra vrije tijd te kunnen genieten.
• Duobaan: Een functie wordt ingevuld door twee of meer werknemers. Dat kan een interessante optie zijn voor ouders, mantelzorgers of mensen die een studie doen, zodat ze naast hun carrière ook tijd hebben voor andere bezigheden.
• Parttime werk: Meestal 30 uur of minder. Wees erop bedacht dat het adverteren van alleen voltijdse functies de talentenvijver kan beperken en u sterke kandidaten daardoor misloopt. Deeltijdfuncties hebben als voordeel dat u divers talent zoals ouders, oudere werknemers of mensen met gezondheidsproblemen kunt aantrekken en behouden.

2. Overtuig uw leidinggevenden

Kunt u het management overtuigen om flexibel werken in te voeren? Vertel niet alleen hoe positief dat kan uitwerken – laat het vooral zien. Deel succesverhalen van soortgelijke organisaties, benadruk potentiële kostenbesparingen en benadruk de voordelen op lange termijn voor het aantrekken en behouden van personeel.

3. Wat doen uw concurrenten?

Als uw concurrenten wel flexibel werken toestaan en u nog niet, dan speelt dat in uw nadeel. Een achterblijvend aanbod betekent dat u mogelijk toptalent misloopt en medewerkers naar een andere baan gaan uitkijken. Zorg dat uw aanbod dat van uw branchgenoten overtreft.

4. Zorg ervoor dat uw personeel over de juiste technologie beschikt

Echt flexibel werken houdt in dat u het team in staat stelt om asynchroon te werken. Investeer in samenwerkingstools die speciaal ontwikkeld zijn voor dit soort werk, zoals:

⦁    Projectmanagement: Asana, Trello of Basecamp
⦁    Visuele samenwerking: Mural, Miro of Figma
⦁    Communicatie: Switchboard, Twist of Slack
⦁    Bestanden delen & Opslag: Google Workspace, Microsoft 365 of Dropbox

5. Bied een vergoeding voor werken op afstand

Denk hierbij aan een vergoeding voor de kosten voor het inrichten van een thuiskantoor (bijv. ergonomische stoelen, bureaus en computerupgrades). Ook kan gedacht worden aan een tegemoetkoming in de maandelijkse elektriciteits-, telefoon- en internetrekeningen van de werknemer ter compensatie van het hogere verbruik dat gepaard gaat met werken op afstand.

6. Benadruk de waarde van de tijd die op kantoor wordt doorgebracht

In het geval van hybride modellen zou een slim beleid voor flexibel werken de voordelen van zowel op als buiten kantoor werken moeten promoten. Uit ons onderzoek Talent Trends 2024 bleek dat jongere werknemers de carrièremogelijkheden van fysieke aanwezigheid op kantoor waarderen. Onder de 20-jarigen werkt een kwart van de respondenten vaker op kantoor dan een jaar geleden. Als verklaring werd de mogelijkheid genoemd om kennis en ervaring met collega's te kunnen delen. In dat opzicht zou het organiseren van mentorschappen of detachering heel waardevol kunnen zijn.

7. Beoordeel medewerkers op basis van resultaten, niet op basis van uren

Een van de grootste uitdagingen bij het uitrollen van flexibel werken is het monitoren van de prestaties. In plaats van zich af te vragen of een werknemer op afstand wel de volle 35 of 40 uur werkt, zouden managers zich moeten richten op de kwaliteit van het werk, projectdoelen en tijdige resultaten. Essentieel hierbij is het stellen van meetbare doelen en regelmatig virtueel contact houden. Werknemers voelen zich uiteindelijk meer vertrouwd en alsof ze zelf de touwtjes in handen hebben, wat het gevoel van zelfstandigheid versterkt en bijdraagt aan een positieve werkcultuur. 

8. Bied ondersteuning aan thuiswerkers

Werknemers die op afstand werken kunnen zich soms alleen voelen of stress ondervinden. Zorg dat er voldoende contactmomenten zijn om de werkbelasting te bespreken en mogelijke overbelasting op tijd te signaleren. Daarnaast kan een Employee Assistance Programme (EAP) medewerkers gratis toegang geven tot vertrouwelijke, professionele ondersteuning bij persoonlijke problemen die van invloed zijn op hun werkprestaties, zoals psychische problemen of financiële zorgen.

9. Doe een proef met flexibel werken

Plan een proefperiode als u niet zeker bent of uw organisatie geschikt is voor flexibel werken. Begin met een enquête onder uw werknemers over wat flexibel werken voor hen betekent en welke opties ze graag zouden zien. Kies vervolgens een of twee teams om flexibel werken te testen, waarbij u ervoor zorgt dat alle elementen die uiteindelijk naar het hele personeelsbestand zullen worden uitgerold in de testfase worden opgenomen. Te denken valt aan een proefproject met hot desking, waarbij werknemers een werkplek kiezen op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt, of hoteling, waarbij het personeel van tevoren een specifieke ruimte kan boeken via een speciaal boekingssysteem.

Tot slot: Flexibel werken draagt bij aan het welzijn van werknemers en aan de resultaten van het bedrijf

Flexibel werken is niet meer weg te denken – het is de sleutel tot gelukkiger, productiever en loyaler personeel. Er kunnen frisse ideeën en vernieuwende oplossingen ontstaan, die uiteindelijk een positieve uitwerking hebben op het succes van uw bedrijf. In de huidige concurrerende markt hebben bedrijven die flexibiliteit hoog in het vaandel dragen meer kans om toptalent binnen te halen en te behouden. De toekomst van werken is flexibel - bent u er klaar voor?

Op zoek naar talent en wilt u weten hoe Michael Page u daarbij van dienst kan zijn? Neem vandaag nog contact met ons op.

Veelgestelde vragen?

Wat houdt flexibel werken precies in?

Flexibel werken is een verzamelnaam voor meerdere werkvormen die werknemers grotere vrijheid geeft in het indelen van hun tijd en werklocatie. Denk hierbij aan werken op afstand, compacte werkweek, deeltijds werken en duobanen. Het draagt bij aan een gezonder evenwicht tussen werk en privéleven en bevordert het welzijn.

Ook voor werkgevers heeft flexibiliteit zo z'n voordelen. Denk aan hogere tevredenheid van personeel, hogere productiviteit, minder verzuim en minder verloop. Ook heeft het een positieve uitwerking op de overheadkosten - doordat een deel van het personeel thuis werkt is er minder kantoorruimte nodig en door een lager personeelsverloop kan er bespaard worden op werving en selectie en training. Telewerk biedt bedrijven ook de mogelijkheid om het beste talent wereldwijd aan te trekken.

Hoe vraagt u om flexibele werktijden?

Bespreek uw wensen met uw leidinggevende aan de hand van de volgende punten:

1. Wijs op de voordelen voor u en de organisatie. Vertel bijvoorbeeld dat u thuis veel productiever bent omdat u minder gestoord wordt.
2. Wees duidelijk over wat u wilt. Begin het gesprek met uw persoonlijke flexibele werkrooster duidelijk voor ogen.
3. Luister en sta open voor onderhandelen. Wees voorbereid op eventuele bezwaren van uw leidinggevende, maak duidelijk dat dat geen invloed zal hebben op het behalen van deadlines en dat u altijd duidelijk zal communiceren. Wees tot slot bereid om een compromis te sluiten.